Dimensioni del mercato dei sistemi di gestione dei documenti, quota, crescita e analisi del settore, per tipo (on-premise, basato su cloud, ibrido), per applicazione (piccole e medie imprese (PMI), grandi imprese) e intuizioni e previsioni regionali a 2034

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Panoramica del mercato dei sistemi di gestione dei documenti

Le dimensioni del mercato dei sistemi di gestione dei documenti globali sono previsti a 1,09 miliardi di dollari nel 2025 e dovrebbe raggiungere 1,43 miliardi di dollari nel 2034, crescendo a un CAGR del 3,09% dal 2025 al 2034.

Le dimensioni del mercato dei sistemi di gestione dei documenti degli Stati Uniti sono previsti a 0,36 miliardi di dollari nel 2025, le dimensioni del mercato dei sistemi di gestione dei documenti europei sono previsti a 0,31 miliardi di dollari nel 2025 e le dimensioni del mercato dei sistemi di gestione dei documenti cinesi sono previsti a 0,27 miliardi di dollari nel 2025.

Le moderne organizzazioni aziendali scelgono i sistemi di gestione dei documenti (DMS) poiché preferiscono soluzioni digitali rispetto ai documenti basati su carta. Il volume giornaliero di dati generati da parte delle aziende richiede metodi di gestione efficaci. Un sistema di gestione dei documenti aiuta a fare una rapida archiviazione dei documenti insieme all'organizzazione per un rapido recupero che migliora il flusso di lavoro e riduce il consumo di carta. Diverse organizzazioni sia grandi che piccole in tutti i settori hanno scelto di implementare questi sistemi perché aiutano a raggiungere sia i vantaggi di risparmio nel tempo che una maggiore produttività operativa. La crescente consapevolezza della sicurezza dei dati insieme ai requisiti normativi insieme ai modelli di lavoro-casa spinge le imprese ad adottare la gestione dei documenti digitali. Le soluzioni basate su cloud sono diventate più popolari perché gli utenti possono accedere ai file da qualsiasi luogo rendendo le loro operazioni più efficienti. Il settore sanitario insieme agli istituti bancari e alle strutture educative e le operazioni di produzione utilizzano i sistemi DMS come metodo principale per organizzare i record mantenendo i dati sicuri. Tali strumenti ottengono un valore aggiuntivo a causa delle loro funzionalità avanzate, tra cui strumenti di ricerca AI e automazione e funzioni collaborative in tempo reale

Risultati chiave

Impatto covid-19

Il settore dei sistemi di gestione dei documenti ha avuto un impatto misto a causa di un aumento del lavoro remoto e dei vincoli finanziari durante la pandemica Covid-19

La pandemia globale di Covid-19 è stata senza precedenti e sbalorditive, con il mercato che ha una domanda più alta del previsto in tutte le regioni rispetto ai livelli pre-pandemici. L'improvvisa crescita del mercato riflessa dall'aumento del CAGR è attribuibile alla crescita del mercato e alla domanda che ritorna a livelli pre-pandemici.

Le aziende che iniziano a utilizzare i sistemi di gestione dei documenti digitali (DMS) dopo le operazioni di lavoro remote richieste pandemiche Covid-1. Le aziende non avevano soluzioni adeguate per accedere in modo sicuro durante la lavorazione in remoto, il che ha causato l'aumento della domanda di nuovi sistemi di archiviazione di file. La mancanza di stabilità finanziaria dovuta alle condizioni economiche instabili ha reso alcune organizzazioni rinviate o diminuivano i loro piani di investimento tecnologici. L'implementazione di soluzioni DMS è stata rallentata a causa delle interruzioni delle catene di approvvigionamento e degli ostacoli operativi che le aziende hanno vissuto. La pandemia ha spinto in avanti la trasformazione digitale, ma le sue interruzioni economiche e le sfide fisiche hanno impedito ad alcuni settori di adottare nuove pratiche al ritmo previsto.

Ultime tendenze

Le soluzioni basate sul cloud stanno guidando la crescita rendendo il lavoro più semplice e più veloce

La migrazione verso le soluzioni basate su cloud da parte delle aziende avviene a velocità rapida perché queste soluzioni offrono capacità di archiviazione avanzate insieme alla condivisione e al recupero dei documenti senza sforzo. Le soluzioni basate su cloud superano i limiti dei sistemi convenzionali poiché consentono al personale di lavorare in remoto, offrendo al contempo la comodità di gestione e manutenzione che supporta un migliore lavoro di squadra ed efficienza. Le aziende riducono il loro budget di archiviazione e i costi di supporto IT. L'interesse aziendale nel lavoro remoto li spinge a scegliere soluzioni basate su cloud perché offrono flessibilità e una maggiore sicurezza.

• Secondo gli Stati Uniti National Archives, il 69% delle organizzazioni pubbliche ha iniziato a digitalizzare i record attraverso i sistemi di documenti basati su cloud a partire dal 2023.

• Il Servizio digitale del governo britannico ha registrato un aumento del 42% nei dipartimenti governativi utilizzando strumenti di classificazione dei documenti abilitati per l'IA nel 2022.

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Segmentazione del mercato dei sistemi di gestione dei documenti

Per tipo:

• On-premise: questi sistemi archiviano documenti all'interno dei computer e dei server di un'azienda. Le aziende con rigide politiche di sicurezza o necessità di archiviazione di dati di grandi dimensioni preferiscono questo perché hanno il pieno controllo dei loro file. Tuttavia, il mantenimento di questi sistemi può essere costoso.

• Basato su cloud: i file sono archiviati online, consentendo ai dipendenti di accedere ai documenti da qualsiasi posizione. Questa è una scelta popolare per le aziende che desiderano flessibilità, costi IT più bassi e facile collaborazione tra i team. La sicurezza è gestita dal fornitore di servizi, riducendo i rischi per le imprese.

• Ibrido-Una combinazione di soluzioni on-premise e basate su cloud, offrendo alle aziende il meglio di entrambi i mondi. Le aziende che necessitano di una forte sicurezza ma desiderano anche un accesso remoto spesso utilizzano questo modello. Consente alle organizzazioni di mantenere dati sensibili sui server interni mentre si memorizzano file meno critici nel cloud

Per applicazione:

• Le piccole e medie imprese (PMI)-Le PMI spesso scelgono sistemi basati su cloud economici poiché non hanno budget IT elevati. Queste soluzioni li aiutano a rimanere organizzati, migliorare il lavoro di squadra e ridurre le scartoffie. Molte PMI utilizzano la gestione dei documenti per rimanere conformi alle normative mantenendo le operazioni aziendali fluide.

• Grandi aziende: le grandi aziende si occupano di enormi quantità di dati, che richiedono una gestione avanzata dei documenti per organizzare i file in modo efficiente. Usano spesso sistemi ibridi o on-premise per una migliore sicurezza e controllo. Le grandi imprese beneficiano di funzionalità automatizzate che accelerano i flussi di lavoro, rendendo le operazioni più efficienti.

Dinamiche di mercato

Le dinamiche del mercato includono fattori di guida e restrizione, opportunità e sfide che indicano le condizioni di mercato.

Fattore di spinta

Trasformazione digitale di potenziamento dell'efficienza e flussi di lavoro senza carta

Le organizzazioni moderne stanno praticando l'adozione digitale nell'ambito dei loro sforzi di trasformazione per utilizzare gli approcci di gestione dei documenti di livello successivo. Le organizzazioni di lavoro ora selezionano sistemi automatizzati basati su cloud al posto di metodi tradizionali basati su carta perché questi sistemi migliorano sia i livelli di efficienza che di accessibilità. La conversione migliora l'efficienza operativa e fornisce l'automazione del flusso di lavoro che consente alle aziende di migliorare il loro sistema di recupero dei documenti e consolidare i processi di condivisione e collaborazione. Le soluzioni sicure integrate con cloud che consentono modelli di lavoro remoto e ibrido sono ora essenziali per garantire operazioni fluide tra diverse località aziendali. Le funzionalità di ricerca basate sull'intelligenza artificiale utilizzate per la classificazione dei documenti consentono alle aziende di stabilire un vantaggio sul mercato razionalizzando le loro operazioni commerciali e i processi decisionali. Le organizzazioni che utilizzano soluzioni basate su cloud ottengono flessibilità attraverso la condivisione dei dati in tempo reale che consente la scalabilità senza infrastrutture per l'espansione del funzionamento.

• Secondo il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti, il 58% delle aziende ha implementato record digitali per migliorare la conformità e ridurre gli errori di audit nel 2023.

• Secondo la Commissione europea, il 63% delle PMI ha adottato flussi di lavoro di documenti elettronici per ridurre le spese relative alla carta e aumentare la collaborazione del team.

Conformità normativa che guida le misure di adozione e sicurezza dei dati

Le operazioni aziendali richiedono intense regole normative e leggi sulla privacy che spingono le organizzazioni a costruire forti sistemi di gestione dei documenti. Ogni governo in tutto il mondo ha stabilito rigorosi quadri di conformità tra cui GDPR, HIPAA e CCPA costringendo così le organizzazioni ad attuare procedure sicure di gestione dei documenti. Le aziende che non seguono le regole di governance dei dati devono affrontare sanzioni significative in modo che le aziende fissino questa pratica come obiettivo operativo principale. Il sistema di gestione dei documenti ben strutturato dell'organizzazione consente la manutenzione di audit trail insieme alle funzionalità di controllo degli accessi e ai protocolli di crittografia per preservare gli standard di conformità e una minore esposizione legale. Le organizzazioni richiedono soluzioni di documenti basate su cloud che dispongono di protocolli di sicurezza integrati perché le minacce di sicurezza informatica insieme alle crescenti violazioni dei dati guidano attivamente tali richieste. Funzionalità di sicurezza standardizzate come la crittografia insieme all'autenticazione multi-fattore e all'accesso basato sul ruolo ora salvaguardano informazioni sensibili aziendali da tentativi di accesso non documentati.

Fattore restrittivo

Alti costi rendono difficile per le piccole imprese

L'implementazione del sistema per la gestione dei documenti richiede pagamenti per l'acquisto del software e le acquisizioni di hardware, nonché i costi di formazione del personale. Le aziende con finanziamenti minimi si trovano a difficoltà a gestire queste spese, ma i loro fondi rimangono vincolati. L'implementazione di tali sistemi richiede professionisti IT qualificati per la gestione del sistema, aumentando così ulteriori requisiti finanziari. L'attivazione di nuovi sistemi di gestione dei documenti intimidisce gli imprenditori perché si aspettano complesse sfide di implementazione e di bilancio. Il sistema richiede investimenti finanziari continui sia dopo l'installazione che durante gli aggiornamenti di fase di manutenzione e sistema. Ciò rallenta l'adozione, rendendo più difficile per loro migliorare l'efficienza e tenere il passo con i concorrenti.

• Sulla base dei dati del National Institute of Standards and Technology degli Stati Uniti, il 44% delle organizzazioni ha citato problemi di sicurezza informatica nell'adozione del sistema di documenti.

• L'agenzia australiana di trasformazione digitale ha rivelato che il 38% delle agenzie dipendenti dall'eredità ha affrontato problemi di complessità della migrazione mentre passava alle piattaforme digitali.

La nuova crescita digitale crea maggiori possibilità per l'espansione delle imprese

Opportunità

La documentazione digitale è diventata pratica principale, spingendo così le aziende a cercare sistemi di gestione dei documenti intuitivi che soddisfino i loro crescenti requisiti. L'adozione dello strumento online da parte di diverse nazioni in via di sviluppo offre alle aziende eccellenti opportunità di espansione del mercato. La domanda di mercato per soluzioni a prezzi accessibili esiste all'interno di piccole e medie imprese in modo che le aziende possano sviluppare alternative economiche. I regolamenti governativi relativi alla protezione dei dati insieme alle leggi sulla privacy spingono le imprese a migliorare i loro sistemi che generano ulteriori esigenze di mercato. Soluzioni a prezzi accessibili facili da usare da parte delle aziende possono consentire loro di acquisire nuovi clienti.

• Secondo il Ministero degli Affari aziendali indiani, il 52% delle società registrate ha avviato le iniziative Digital India Digital India post-2022.

 

• Il Ministero federale tedesco per gli affari economici ha dichiarato che il 47% delle società logistiche sta investendo nel monitoraggio dei documenti basati su cloud per la conformità normativa.

I rischi per la sicurezza informatica fanno preoccupare le aziende per la sicurezza dei dati

Sfida

Tutti stanno spostando le loro attività in spazi digitali che richiedono una protezione adeguata per documenti sensibili contro i tentativi di hacking. Le aziende devono affrontare la vera preoccupazione dell'esposizione alle informazioni non autorizzate attraverso perdite di dati e guasti del sistema, nonché accesso non autorizzato a documenti aziendali essenziali. Una violazione dei dati dei file aziendali crea molteplici problemi tra cui danni monetari e problemi legali e danni alla fiducia dei clienti. La paura che i loro dati mancheranno la protezione della sicurezza impedisce a numerose aziende di adottare le implementazioni del sistema digitale. L'implementazione di solidi sistemi di sicurezza aiuta a ridurre al minimo i rischi sebbene questi sistemi di sicurezza tendano ad aumentare le spese.

• Secondo il Ministero degli Affari interni e delle comunicazioni giapponesi, il 46% degli enti locali non ha il personale IT per lo spiegamento e la manutenzione DMS.

 

• Il Canadian Center for Cyber Security ha registrato un aumento del 41% degli attacchi di phishing destinati alle piattaforme di documenti cloud nel 2023.

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Market Regional Insights

• America del Nord 

Il mercato DMS (North American Document Management Systems) è un segmento leader a causa delle infrastrutture digitali avanzate della regione e dei requisiti normativi rigorosi. Il mercato degli Stati Uniti American Document Management ha contribuito all'adozione di soluzioni di documenti digitali, poiché le aziende cercano un'integrazione senza soluzione di continuità delle tecnologie elettroniche. Le organizzazioni di settori, tra cui finanza, assistenza sanitaria e servizi legali, stanno investendo nella gestione dei documenti basati su cloud e alimentati dall'intelligenza artificiale per migliorare l'efficienza e la conformità. Anche la crescente enfasi sulla sicurezza informatica e sulle leggi sulla privacy dei dati, come la conformità HIPAA e GDPR, sta guidando la domanda. Inoltre, il crescente spostamento verso flussi di lavoro senza carta e soluzioni di lavoro remoto sta accelerando l'adozione di strumenti di automazione e collaborazione dei documenti in Nord America.

• Europa

Il mercato DMS europeo riceve la propria guida dai requisiti normativi, in particolare il GDPR che costringe le organizzazioni a mantenere pratiche sicure di archiviazione e gestione dei documenti. Le aziende industriali, in particolare quelle che lavorano in settori finanziari e sanitari e governativi implementano attivamente il software DMS basato su cloud perché li aiutano a rispettare le normative e funzionano in modo più efficiente. La Germania e il Regno Unito e la Francia guidano diversi paesi nell'investire denaro in sofisticati sistemi di documenti digitali. L'implementazione di sistemi di lavoro ibridi ha prodotto una crescente domanda tra le aziende per le capacità di accesso remoto sicure per i documenti.

• Asia

Il mercato DMS Asia-Pacifico registra una crescita rapida perché le aziende hanno digitalizzato in modo significativo le loro operazioni e le iniziative governative supportano le operazioni senza carta. Molte nazioni asiatiche spendono fondi per la tecnologia che migliorano la produttività e la conformità normativa attraverso soluzioni di documenti intelligenti tra cui la Cina insieme all'India e al Giappone. Il numero crescente di PMI in questa regione porta a requisiti ampliati per basati su cloud economici insieme a soluzioni DMS ibride. Esiste un bisogno crescente per una migliore sicurezza dei dati e standard di conformità internazionali nelle operazioni aziendali.

Giocatori del settore chiave

Le aziende innovano per stare in vantaggio man mano che la concorrenza cresce

Le aziende leader stanno continuamente aggiornando le loro soluzioni di gestione dei documenti per rimanere competitivi. OpenText (Canada) sta migliorando la sicurezza e l'automazione guidata dall'IA. IBM (Stati Uniti) sta integrando l'IA per rendere più intelligenti ricerche di documenti. Xerox (Stati Uniti) si sta concentrando su soluzioni basate su cloud per lavori remoti. Oracle (Stati Uniti) sta migliorando le funzionalità di sicurezza dei dati. Canon (Giappone) sta sviluppando software intuitivo per le piccole imprese. Hyland (Stati Uniti) sta espandendo le opzioni di archiviazione digitale. Ricoh (Giappone) sta migliorando l'accesso mobile ai documenti.

• ASITE: il governo del Regno Unito ha riferito che il 36% dei progetti di infrastrutture pubbliche nel 2023 utilizzava la piattaforma di collaborazione di documenti di ASITE.

• Informare le decisioni: secondo i dati di approvvigionamento municipale statunitense, il 28% delle contee ha integrato le decisioni soluzioni per l'automazione del flusso di lavoro senza carta nel 2023

M-Files (Finlandia) sta razionalizzando i flussi di lavoro. EfileCabinet (Stati Uniti) sta rendendo la condivisione di documenti più veloce e più sicura. Newgen Software (India) sta semplificando la gestione complessa dei documenti. Queste aziende si stanno adattando al cambiamento delle esigenze aziendali per mantenere forte la propria posizione di mercato.

Elenco delle migliori aziende

• Asite
• inFORM Decisions
• Trace Applications
• Open Text Corp.
• Nextide
• Alfresco Software
• Logical DOC
• Microsoft Corp.
• Scrypt
• EMC Corp.
• Hyland Software
• Synergis
• HP
• SmartFile
• Xerox
• FileHold
• DocSTAR
• Ecrion Software
• SpringCM
• IBM Corp.
• Agiloft
• Oracle Corp.

Sviluppo industriale

Marzo 2023, IBM ha introdotto funzionalità di ricerca basate sull'intelligenza artificiale per rendere i documenti di ricerca più veloci e più facili. Questo sviluppo consente alle aziende di individuare i file che utilizzano un linguaggio naturale, rendendo le ricerche più efficienti. Invece di ordinare manualmente migliaia di documenti, l'IA aiuta a recuperare istantaneamente le informazioni. Questo cambiamento è stato guidato dalla crescente domanda di una gestione più rapida e più intelligente dei documenti, in particolare nelle industrie con grandi quantità di dati. Le aziende come OpenText e Oracle stanno anche migliorando i loro strumenti di organizzazione di documenti basati sull'intelligenza artificiale. Questo spostamento verso l'automazione e l'efficienza sta aiutando le aziende a risparmiare tempo e ridurre gli errori, rendendo la gestione dei documenti più intuitiva e affidabile.

Copertura dei rapporti

Questo rapporto si basa sull'analisi storica e sui calcoli delle previsioni che mirano ad aiutare i lettori a ottenere una comprensione globale del mercato globale dei sistemi di gestione dei documenti da molteplici angoli, fornendo supporto sufficiente per il processo decisionale strategico. Include un'analisi SWOT completa e approfondimenti sugli sviluppi futuri del mercato. Lo studio esplora vari fattori che guidano la crescita del mercato, evidenziando categorie dinamiche e potenziali aree di innovazione che possono modellare la sua traiettoria nei prossimi anni.

L'analisi considera sia le recenti tendenze che i punti di svolta storici, offrendo una comprensione olistica della concorrenza sul mercato e identificando le aree chiave per l'espansione. Il rapporto segna il mercato utilizzando metodi sia quantitativi che qualitativi, valutando l'impatto delle prospettive strategiche e finanziarie. Inoltre, le valutazioni regionali esaminano le forze di offerta e offerta dominanti che influenzano la crescita del mercato. Il panorama competitivo è completamente dettagliato, coprendo quote di mercato di attori significativi. Il rapporto incorpora metodologie di ricerca avanzate e approfondimenti strategici chiave su misura per il periodo di previsione, fornendo approfondimenti preziosi e professionali sulle dinamiche di mercato in modo chiaro e strutturato.